Sedan 1889 har anrika Kasthall designat och producerat exklusiva mattor till bostäder, kontor, butiker, hotell – till och med det kungliga slottet. Alla mattor skräddarsys efter kundens individuella önskemål. Varje val avseende exempelvis design, mönster, storlek, färg, material, slitstyrka med mera påverkar hur tillverkningen ska gå till. Det ställer höga krav på en effektiv och kvalitetssäkrad process, från första beställning till slutlig leverans.
–Vi har i många år haft ett affärssystem som egentligen var för komplext för vår verksamhet. Det bidrog till att medarbetarna till stor del hanterade beställningarna manuellt, genom noteringar på papper och i systemets fritextfält, berättar Susann Nahlbom, CFO på Kasthall.
Systemet var dessutom gammalt och levererade inte användbar statistik på ett optimalt sätt. Kasthall tog därför hjälp av Marie Säleby Consulting i arbetet med att dels identifiera ett nytt affärssystem som bättre skulle passa verksamheten, dels genomföra det förberedande arbetet och implementation av det nya systemet.
En av de största utmaningarna i Maries arbete var att identifiera kundens alla valmöjligheter och hur de påverkade varandra i tillverkningen. All kunskap som Kasthalls medarbetare hade i huvudet skulle dokumenteras och översättas till en datastyrd process, en så kallad produktkonfigurator. Marie satte därför stort fokus på samarbete över avdelningsgränserna, för att synliggöra alla steg i en mattas tillverkning.
–Att skapa förståelse för varje individs roll var en viktig förutsättning för ökat ansvarstagande och bättre samarbete. Efter Maries genomlysning är risken för missförstånd numera näst intill obefintlig, menar Susann.
För Kasthalls produktionsverksamhet har det nya systemet resulterat i många fördelar.
–Nu har vi en övergripande men också väldigt tydlig bild av resursbehovet för varje matta och kan se exakt hur lång tid varje steg i tillverkningen tar. Vi kan också säkerställa att varje maskin används så effektivt så möjligt, förklarar Tomas Josefsson, som är produktionschef på fabriken i Kinna.
Tack vare den statistik som systemet nu genererar, kan korrekta och strukturerade uppföljningar göras. Det innebär att Kasthall bland annat kan analysera trender, ta fram bättre kalkyler och göra smartare inköp. Den noggranna planeringen betyder att kunden redan dagen efter sin beställning kan få ett exakt leveransbesked. Dessutom kan leveranser samköras, vilket är bra utifrån både ett ekonomiskt och ett miljömässigt perspektiv.
–För vår del har det varit väldigt bra med ett par externa ögon i det här arbetet, en person som var oberoende och inte hemmablind. Marie satte sig snabbt in i vår verksamhet och kunde ifrågasätta på ett helt annat sätt än någon inom organisationen hade kunnat. Det var oerhört värdefullt för oss, avslutar Susann.